Text copied to clipboard!
Titel
Text copied to clipboard!Konferenzkoordinator
Beschreibung
Text copied to clipboard!
Wir suchen einen engagierten und detailorientierten Konferenzkoordinator, der für die Organisation, Planung und Durchführung von Konferenzen und Veranstaltungen verantwortlich ist. In dieser Rolle arbeiten Sie eng mit internen Teams, externen Dienstleistern und Kunden zusammen, um sicherzustellen, dass jede Veranstaltung reibungslos und erfolgreich abläuft.
Als Konferenzkoordinator sind Sie für die gesamte Logistik verantwortlich – von der Auswahl des Veranstaltungsortes über die Budgetverwaltung bis hin zur Koordination von Technik, Catering und Teilnehmermanagement. Sie sind das Bindeglied zwischen allen Beteiligten und sorgen dafür, dass alle Aspekte der Veranstaltung termingerecht und im Rahmen des Budgets umgesetzt werden.
Zu Ihren Aufgaben gehört es, Veranstaltungsorte zu recherchieren und zu buchen, Angebote einzuholen, Verträge zu verhandeln und Zeitpläne zu erstellen. Sie arbeiten mit Marketing- und Kommunikationsteams zusammen, um die Veranstaltung zu bewerben, und stellen sicher, dass alle Materialien und Informationen rechtzeitig bereitgestellt werden. Während der Veranstaltung sind Sie vor Ort präsent, um den Ablauf zu überwachen, Probleme zu lösen und einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.
Ein erfolgreicher Konferenzkoordinator verfügt über ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten, ein hohes Maß an Kommunikationsfähigkeit und die Fähigkeit, unter Druck ruhig und lösungsorientiert zu arbeiten. Sie sollten in der Lage sein, mehrere Projekte gleichzeitig zu managen und flexibel auf Änderungen zu reagieren.
Wenn Sie eine Leidenschaft für Eventmanagement haben, gerne mit Menschen arbeiten und Herausforderungen lieben, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.
Verantwortlichkeiten
Text copied to clipboard!- Planung und Organisation von Konferenzen und Veranstaltungen
- Auswahl und Buchung geeigneter Veranstaltungsorte
- Koordination mit Dienstleistern wie Catering, Technik und Sicherheit
- Erstellung und Überwachung von Zeitplänen und Budgets
- Kommunikation mit Teilnehmern, Rednern und Sponsoren
- Überwachung des Veranstaltungsablaufs vor Ort
- Nachbereitung und Auswertung der Veranstaltung
- Verwaltung von Anmeldungen und Teilnehmerlisten
- Zusammenarbeit mit Marketing- und PR-Teams
- Sicherstellung der Einhaltung von Sicherheits- und Hygienestandards
Anforderungen
Text copied to clipboard!- Abgeschlossene Ausbildung oder Studium im Bereich Eventmanagement, Tourismus oder vergleichbar
- Mindestens 2 Jahre Berufserfahrung in der Veranstaltungsorganisation
- Ausgezeichnete organisatorische und kommunikative Fähigkeiten
- Sicherer Umgang mit MS Office und Eventmanagement-Software
- Belastbarkeit und Flexibilität, auch bei kurzfristigen Änderungen
- Teamfähigkeit und selbstständige Arbeitsweise
- Bereitschaft zu gelegentlichen Reisen und Arbeit an Wochenenden
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Erfahrung im Umgang mit Dienstleistern und Kunden
- Kreativität und Problemlösungskompetenz
Potenzielle Interviewfragen
Text copied to clipboard!- Welche Erfahrungen haben Sie in der Organisation von Konferenzen?
- Wie gehen Sie mit kurzfristigen Änderungen im Veranstaltungsablauf um?
- Welche Eventmanagement-Tools haben Sie bereits verwendet?
- Wie behalten Sie bei mehreren Projekten den Überblick?
- Wie gehen Sie mit schwierigen Kunden oder Dienstleistern um?
- Können Sie ein Beispiel für eine besonders erfolgreiche Veranstaltung nennen?
- Wie stellen Sie sicher, dass ein Event im Budget bleibt?
- Wie gehen Sie mit Stresssituationen während einer Veranstaltung um?
- Welche Rolle spielt Teamarbeit für Sie im Eventmanagement?
- Wie würden Sie eine Veranstaltung bewerben?